Au cours des derniers mois, Copibec a subi une véritable métamorphose. Afin de mieux répondre à vos besoins et aux défis apportés par la réforme de la Loi sur le droit d’auteur, nous avons dû transformer en profondeur notre équipe et nos façons de travailler.

Pour que vous puissiez mieux comprendre le rôle de votre société de gestion et les services que nous vous offrons, nous présenterons dans une série de textes l’ampleur des changements effectués chez Copibec. Nous vous avons déjà présenté notre équipe de directions et notre service juridique. Aujourd’hui, faites connaissance avec notre équipe des finances !

Un service des finances assurant une saine gestion des droits d’auteur

Le service des finances permet à Copibec d’effectuer son rôle essentiel : gérer les droits de reproduction et d’utilisation des œuvres. Copibec, la Société québécoise de gestion collective des droits de reproduction, perçoit et redistribue, en moyenne depuis 10 ans, entre 13 et 14,5 millions de dollars par année. Cette tâche colossale doit être mise entre les mains de personnes rigoureuses et qualifiées !

Dirigé pendant 20 années par Cécile Gascon (CPA, CMA), maintenant directrice générale adjointe, le service est désormais sous la supervision de Carol Géhin (CPA, CGA). En poste depuis l’été 2018, Carol est responsable d’élaborer et de proposer des plans et des orientations financières, d’assurer une saine gestion des ressources financières de l’organisation et de permettre la perception et la redistribution efficace des redevances.

Pour ce faire, elle est appuyée par une équipe de 5 employés. L’équipe collabore de près avec le secteur Éducation et le secteur Entreprise et gouvernements afin que la perception des redevances s’arrime avec les modalités des licences. Cette collaboration est aussi essentielle avec l’équipe des services aux titulaires de droits, car il est important que les créateurs, auteurs et éditeurs reçoivent leurs redevances en respect de leurs contrats d’édition.

Analyse des déclarations

La tâche première de Copibec est de s’assurer que chaque auteur, créateur et titulaire de droits soit rémunéré pour l’utilisation de ses œuvres. Pour y parvenir, les utilisateurs doivent nous informer de leurs reproductions. Quelles œuvres ont-ils reproduites et combien de pages ont-ils utilisées ?

Pendant de nombreuses années, cette mission était sous l’égide du service des licences afin d’assurer une cohérence entre les déclarations effectuées et les modalités des licences. En rapatriant ce travail vers l’équipe des finances, l’analyse des déclarations s’harmonise plus efficacement au processus de facturation et de distribution, ce qui améliore encore l’efficacité du service.

Bien que ce changement soit majeur, l’analyse des déclarations continue d’être effectuée par notre agent aux déclarations Jean-Philippe Bergeron. Jean-Philippe effectue ce travail de moine depuis maintenant 8 ans. Les déclarations reçues sont donc entre bonnes mains.

Perception et facturation

Pour que nous puissions verser des redevances, les utilisateurs doivent payer pour les œuvres et documents utilisés. Jean-Wesly Prédestin, agent à la facturation, tient cette responsabilité depuis plus de 15 années. Depuis quelques semaines, Jean-Wesly partage cette responsabilité avec Laura Aurora Jaime Barrera, notre nouvelle préposée à la facturation.

Distribution

La dernière étape du cycle est bien entendu la distribution des redevances aux créateurs, auteurs et éditeurs. Notre agente à la distribution Suzanne Trachy s’assure, depuis 1999, que les créateurs reçoivent les redevances découlant des déclarations de reproduction. Elle collabore également à la distribution des paiements forfaitaires. En plus de l’envoi des redevances, Suzanne veille à la conformité des dossiers administratifs.

Comptabilité

À la fin de l’année financière, les budgets doivent être équilibrés. Ce contrôle serré du budget est assuré par Nicole Blanchet depuis 13 ans. En plus de vérifier si les différents services respectent leurs budgets de fonctionnement dans les paramètres établis, Nicole administre les paies de chacun des employés.

De nombreux autres changements ont eu lieu au cours des derniers mois. Pour en savoir plus, suivez notre série de nouvelles ! Pour être certains de ne rien manquer, abonnez-vous à nos pages Facebook et Twitter.